Zeiterfassung im Homeoffice

Abbildung 1: Hardware Komponente des Zeiterfassungstools.  

In Abbildung 2 ist der Schaltplan des E-Textils dargestellt. Die elektronischen Komponenten wurden bei dem Prototypen mit eingenäht und sind auf den ersten Blick nicht sichtbar. 

Abbildung 2: Schaltplan des E-Textils. Links: elektronische Plattform „FLORA“.

Tatsächlich gibt es auf dem Markt schon einige Produkte aus dem Bereich E-Textilien zu kaufen, vor allem in der Sport- und Gesundheitsbranche. Das E-Textil des Zeiterfassungstools ist dafür vorgesehen, am Oberarm getragen zu werden, wie in Abbildung 3 dargestellt. Dafür wurde der Klettverschluss eingenäht. Durch das Tragen am Oberarm ist das E-Textil für den Nutzer allzeit und auch einfach zu erreichen, selbst wenn sich dieser von seinem Arbeitsplatz entfernt. Wie man in Abbildung 1 sieht, gibt es auf dem E-Textil einen roten, einen grünen und einen gelben Button zum Auswählen, sowie einen On-/Off-Schalter. Diese repräsentieren die vier Status. Der Off-Schalter steht dabei für den weißen Status. Zwischen den drei farbigen Buttons auf dem E-Textil ist noch ein weißer runder Kreis. Das ist eine LED, welche in der Farbe des Status aufleuchtet, ausgenommen dem weißen Status da das E-Textil dann ausgeschaltet ist. In Abbildung 3 leuchtet die LED beispielsweise grün. Der Status ist also für einen selber auch jederzeit auf dem E-Textil sichtbar, man muss nicht extra die Software öffnen. 

Abbildung 3: Prototyp des E-Textils für den Oberarm

Die Software ist eine Erweiterung des bestehenden Zeiterfassungstools von eggs unimedia, in Abbildung 4 dargestellt. In der Software werden der Status sowie die erfassten Arbeitszeiten dargestellt. Der Satus ist in der Software auch für die Kollegen sichtbar, bzw. kann man nach dem Status eines Kollegen suchen. Wie man in Abbildung 4 sieht, wird die Arbeitszeit beim entsprechenden Tag und der entsprechenden Uhrzeit dargestellt. Zudem sieht man unten rechts im Screen seinen eigenen Status und kann nach Kollegen und deren Status suchen. Insgesamt funktioniert das Konzept also so: Der Nutzer wählt auf dem E-Textil den entsprechenden Status aus, dieser wird in der Software für die Kollegen und auf dem E-Textil durch das LED für sich selber sichtbar angezeigt. Zusätzlich wird entsprechend dem ausgewählten Status die Arbeitszeit erfasst und in der Software dargestellt. 

Abbildung 4: Software Komponente des Zeiterfassungstools.  

Wie man in Abbildung 4 sehen kann, wird nur grüne Arbeitszeit und gegebenenfalls noch die Zeit im gelben Status angezeigt, falls diese 15 Minuten oder länger beträgt. Die erfasste Zeit wird direkt beim entsprechenden Tag und der entsprechenden Uhrzeit dargestellt. Da die gelbe Zeit erst nach 15 Minuten relevant ist, ergeben sich nicht ganz so viele einzelne Zeitblöcke, die Fragmentierung des Arbeitstages wird also erst bei längeren Arbeitsunterbrechungen oder beim roten Status relevant.

Die Festlegung auf 15 Minuten beim gelben Status beruht auf den Ergebnissen der Interviews und den Usability Tests, die ich während meiner Masterarbeit mit Kollegen von eggs unimedia durchgeführt habe. Man kann also getrost in den gelben Status wechseln, selbst wenn man sich nur schnell einen Kaffee macht, und kann somit den Kollegen aber signalisieren, dass man nicht am direkt am Arbeitsplatz ist. Die Buchung der dargestellten Arbeitszeit ist jedem Mitarbeiter noch freigestellt, denn die über das E-Textil erfasste Zeit ist nur für den Nutzer selbst sichtbar und dient als Hilfestellung zur Zeitbuchung. Die Statusdarstellung ist im Fall von eggs unimedia ein Ersatz zum Großraumbüro. Dort konnte man einfach sehen, ob jemand an seinem Platz und verfügbar ist. Wenn man jedoch im Homeoffice ist, braucht man einen Ersatz dafür. 

Aussichten

Natürlich gibt es bereits bestehende Zeiterfassungstools für das Homeoffice oder insgesamt Tools für remote arbeitende Teams, welche auch einige der Kriterien meines Zeiterfassungstools erfüllen. Auch bei eggs unimedia werden solche Tools genutzt. Jedoch wurde bei keinem mir bekannten Tools bisher ein E-Textil verwendet oder Rücksicht auf die häufigen Wechsel zwischen Arbeit und Privatleben im Homeoffice genommen. Auch sind viele Telearbeiter nicht sicher, welche Arbeitsunterbrechungen von der Arbeitszeit abgezogen werden sollen. Bei dem hier präsentierten Tool ist eine einfache Lösung gegeben: Alles, was länger als 15 Minuten dauert. Diese Zeitspanne kann natürlich angepasst werden und das Tool könnte insgesamt noch ausgebaut werden. Bei den Interviews kam zum Beispiel der Vorschlag, dass das Tool einem nach einer bestimmten Arbeitszeitspanne ein Zeichen gibt und einen daran erinnert eine Pause zu machen. Es bleibt also spannend und wer weiß, eventuell kann man bald ein solches Zeiterfassungstool auf dem Markt erwerben.  

So viel zu meiner Masterarbeit. Ich hoffe euch hat mein Beitrag gefallen. Als Resümee kann ich sagen, dass es mir echt viel Spaß gemacht hat und dass vor allem die Interviews und Usability Tests mit meinen Kollegen von eggs unimedia super hilfreich waren! 

Falls ihr wissen wollt, wie ich dazu gekommen bin, meine Masterarbeit bei und mit eggs unimedia zu schreiben: Ich habe einfach Laura aus der Personalabteilung kontaktiert und wir haben gemeinsam in Absprache mit meiner Universität ein Thema für meine Arbeit gefunden. Wenn ihr also auch Interesse habt, macht es mir doch nach! Die Abschlussarbeit wird nicht nur durch einen Buddy und viele nette Kollegen, die bereit sind an wissenschaftlichen Methoden teilzunehmen, unterstützt, sondern auch finanziell vergütet und eggs unimedia stellt euch zusätzlich einen Laptop zur Verfügung!