Zeiterfassung im Homeoffice

Entwicklung eines Zeiterfassungstools für Homeoffice

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Spätestens seit Covid-19 unseren Alltag bestimmt, ist Homeoffice bei vielen präsent. Auch bei eggs unimedia arbeiten die Mitarbeiter seit Frühjahr 2020 größtenteils von zuhause und auch ich habe meine Masterarbeit im Homeoffice geschrieben. Homeoffice erlaubt es oft flexibel zu sein und private Aktivitäten mit der Arbeit zu mischen: Schnell mal die Wäsche aufhängen, kurz eine Runde Joggen gehen, zwischendrin den Kindern beim "Homeschooling" oder den  Schulaufgaben helfen. Dafür kehrt mancher auch gerne abends nochmal zur Arbeit zurück, weil es sich eben anbietet oder Kollegen etwas brauchen. Privat- und Berufsleben können sich in diesen Zeiten also vermischen.

 

Zeiterfassung im Homeoffice

Aber wie erfasst man als Homeworker die fragmentierten Zeiten eines Arbeitstages mit häufigen Wechsel zwischen Arbeit und Privat?

 

Um dieses Thema drehte sich meine Masterarbeit. Vorneweg sei noch erwähnt, dass nicht jeder diese Wechsel erlebt, manche vermeiden sie sogar aktiv und trennen strikt zwischen Arbeit und Privatem. Der Fokus meiner Masterarbeit lag jedoch auf Telearbeitern, die regelmäßige Wechsel erleben.

 

Wie schon erwähnt, sorgen Wechsel zwischen Arbeit und Privat zu einer Fragmentierung des Arbeitstages. Die Arbeit wird nicht an einem Stück, sondern in mehreren unterschiedlich langen Zeitintervallen vollbracht. Dabei kann es schwierig sein, seine Arbeitszeit im Überblick zu behalten. Das konkrete Ziel meiner Masterarbeit war es daher, ein Zeiterfassungstool zu entwickeln, welches diese Wechsel abbildet und den Benutzern eine Möglichkeit bietet, diese Wechsel zu erfassen. Dabei wurde ich von eggs unimedia unterstützt. Unter anderem nahmen einige Mitarbeiter der Firma an Interviews und Usability Tests teil und halfen mir somit das Zeiterfassungstool auf die Nutzergruppe anzupassen. Zusätzlich hatte ich einen „Buddy“, welchen ich bei jeglichen Fragen kontaktieren konnte. 

 

Die vier unterschiedlichen Statusmöglichkeiten an einem Homeofficetag

Das Ergebnis meiner Masterarbeit war der Prototyp eines Zeiterfassungstools. Das Konzept des Prototypen besteht aus vier verschiedenen Status. Dabei hat jeder Status eine andere Bedeutung und Auswirkung auf die Zeiterfassung. Der Status ist dabei auch für die Kollegen sichtbar, das Tool erfasst also nicht nur die Arbeitszeit, sondern bietet auch eine Statusdarstellung. Das Zeiterfassungstool besteht aus einer Hardware und einer Software. Über die Hardware wählt man den Status aus und in der Software wird der Status und die damit verbundene Arbeitszeit angezeigt. Die vier Status und ihre Bedeutungen sowie die Auswirkungen auf die Arbeitszeiterfassung sind die folgenden:

 

  • GRÜN: Grün bedeutet, dass Sie aktiv arbeiten. Wenn Sie sich im grünen Status befinden, wird Ihre Arbeitszeit ganz normal erfasst.  
  • GELB: Gelb bedeutet, dass Sie nicht an Ihrem Schreibtisch, aber immer noch für Ihre Kollegen verfügbar sind. Der gelbe Status zeigt an, dass Sie nicht sofort aber innerhalb von etwa zehn Minuten auf Nachrichten reagieren, wenn ein Kollege Sie kontaktiert. Wenn Sie in den gelben Status wechseln, wechselt Ihr aktiver Status in der Software sofort auf gelb. Die Arbeitszeiterfassung im gelben Status ist jedoch speziell: Die Zeit wird später in der Zeitübersicht erst als "Nicht-Arbeitszeit" oder gelbe Arbeitszeit angezeigt, sobald Sie sich 15 Minuten oder länger in diesem Status befinden. Dann wird die gesamte Zeit ab dem Moment, in dem Sie den gelben Status ausgewählt haben, als gelbe Zeit angezeigt. Wenn Sie sich weniger als 15 Minuten in diesem Status befinden, wird die Zeit einfach zur grünen Zeit addiert und nicht direkt in der Zeitübersicht angezeigt.
  • ROT: Rot bedeutet, dass Sie nicht bei der Arbeit sind und nur in dringenden Fällen zur Verfügung stehen. Zum Beispiel, wenn Sie eine Pause machen oder Ihr Haus verlassen. Der rote Status bedeutet auch, dass Sie nach einer unbestimmten Zeit zur Arbeit zurückkehren werden und die Arbeit noch nicht beendet ist. Sobald Sie den roten Status betreten, wird Ihre Arbeitszeit angehalten, egal wie lange Sie sich in diesem Status befinden. Es wird keine Zeit in diesem Status erfasst bzw. keine Zeit in der Software dargestellt. 
  • WEISS: Weiß ist der Status, wenn die Hardware abends ausgeschaltet ist. Sie haben also mit der Arbeit abgeschlossen und deswegen das Zeiterfassungstool ausgeschaltet. Dieser Status zeigt an, dass Sie sich im Feierabend befinden. In diesem Status wird keine Zeit erfasst.

 

E-Textil als User Interface

Die Hardware des Prototypen meiner Masterarbeit ist ein E-Textil, in Abbildung 1 dargestellt. Ein E-Textil ist ein Textil, in dem elektronischen Komponenten mit eingebaut wurden. Für das E-Textil des Zeiterfassungstools wurden verschiedene elektronische Komponenten der Firma Adafruit verwendet. Die wichtigste Komponente ist dabei die elektronische Plattform „FLORA“, welche programmiert werden kann.

Hardware Komponente des Zeiterfassungstools.

Abbildung 1: Hardware Komponente des Zeiterfassungstools.

In Abbildung 2 ist der Schaltplan des E-Textils dargestellt. Die elektronischen Komponenten wurden bei dem Prototypen mit eingenäht und sind auf den ersten Blick nicht sichtbar. 

Schaltplan

Abbildung 2: Schaltplan des E-Textils. Links: elektronische Plattform „FLORA“.

Tatsächlich gibt es auf dem Markt schon einige Produkte aus dem Bereich E-Textilien zu kaufen, vor allem in der Sport- und Gesundheitsbranche. Das E-Textil des Zeiterfassungstools ist dafür vorgesehen, am Oberarm getragen zu werden, wie in Abbildung 3 dargestellt. Dafür wurde der Klettverschluss eingenäht. Durch das Tragen am Oberarm ist das E-Textil für den Nutzer allzeit und auch einfach zu erreichen, selbst wenn sich dieser von seinem Arbeitsplatz entfernt. Wie man in Abbildung 1 sieht, gibt es auf dem E-Textil einen roten, einen grünen und einen gelben Button zum Auswählen, sowie einen On-/Off-Schalter. Diese repräsentieren die vier Status. Der Off-Schalter steht dabei für den weißen Status. Zwischen den drei farbigen Buttons auf dem E-Textil ist noch ein weißer runder Kreis. Das ist eine LED, welche in der Farbe des Status aufleuchtet, ausgenommen dem weißen Status da das E-Textil dann ausgeschaltet ist. In Abbildung 3 leuchtet die LED beispielsweise grün. Der Status ist also für einen selber auch jederzeit auf dem E-Textil sichtbar, man muss nicht extra die Software öffnen. 

eTextil

Abbildung 3: Prototyp des E-Textils für den Oberarm

Die Software ist eine Erweiterung des bestehenden Zeiterfassungstools von eggs unimedia, in Abbildung 4 dargestellt. In der Software werden der Status sowie die erfassten Arbeitszeiten dargestellt. Der Satus ist in der Software auch für die Kollegen sichtbar, bzw. kann man nach dem Status eines Kollegen suchen. Wie man in Abbildung 4 sieht, wird die Arbeitszeit beim entsprechenden Tag und der entsprechenden Uhrzeit dargestellt. Zudem sieht man unten rechts im Screen seinen eigenen Status und kann nach Kollegen und deren Status suchen. Insgesamt funktioniert das Konzept also so: Der Nutzer wählt auf dem E-Textil den entsprechenden Status aus, dieser wird in der Software für die Kollegen und auf dem E-Textil durch das LED für sich selber sichtbar angezeigt. Zusätzlich wird entsprechend dem ausgewählten Status die Arbeitszeit erfasst und in der Software dargestellt. 

Software Komponente des Zeiterfassungstools.

Abbildung 4: Software Komponente des Zeiterfassungstools.

Wie man in Abbildung 4 sehen kann, wird nur grüne Arbeitszeit und gegebenenfalls noch die Zeit im gelben Status angezeigt, falls diese 15 Minuten oder länger beträgt. Die erfasste Zeit wird direkt beim entsprechenden Tag und der entsprechenden Uhrzeit dargestellt. Da die gelbe Zeit erst nach 15 Minuten relevant ist, ergeben sich nicht ganz so viele einzelne Zeitblöcke, die Fragmentierung des Arbeitstages wird also erst bei längeren Arbeitsunterbrechungen oder beim roten Status relevant.

 

Die Festlegung auf 15 Minuten beim gelben Status beruht auf den Ergebnissen der Interviews und den Usability Tests, die ich während meiner Masterarbeit mit Kollegen von eggs unimedia durchgeführt habe. Man kann also getrost in den gelben Status wechseln, selbst wenn man sich nur schnell einen Kaffee macht, und kann somit den Kollegen aber signalisieren, dass man nicht am direkt am Arbeitsplatz ist. Die Buchung der dargestellten Arbeitszeit ist jedem Mitarbeiter noch freigestellt, denn die über das E-Textil erfasste Zeit ist nur für den Nutzer selbst sichtbar und dient als Hilfestellung zur Zeitbuchung. Die Statusdarstellung ist im Fall von eggs unimedia ein Ersatz zum Großraumbüro. Dort konnte man einfach sehen, ob jemand an seinem Platz und verfügbar ist. Wenn man jedoch im Homeoffice ist, braucht man einen Ersatz dafür. 

 

Aussichten

Natürlich gibt es bereits bestehende Zeiterfassungstools für das Homeoffice oder insgesamt Tools für remote arbeitende Teams, welche auch einige der Kriterien meines Zeiterfassungstools erfüllen. Auch bei eggs unimedia werden solche Tools genutzt. Jedoch wurde bei keinem mir bekannten Tools bisher ein E-Textil verwendet oder Rücksicht auf die häufigen Wechsel zwischen Arbeit und Privatleben im Homeoffice genommen. Auch sind viele Telearbeiter nicht sicher, welche Arbeitsunterbrechungen von der Arbeitszeit abgezogen werden sollen. Bei dem hier präsentierten Tool ist eine einfache Lösung gegeben: Alles, was länger als 15 Minuten dauert. Diese Zeitspanne kann natürlich angepasst werden und das Tool könnte insgesamt noch ausgebaut werden. Bei den Interviews kam zum Beispiel der Vorschlag, dass das Tool einem nach einer bestimmten Arbeitszeitspanne ein Zeichen gibt und einen daran erinnert eine Pause zu machen. Es bleibt also spannend und wer weiß, eventuell kann man bald ein solches Zeiterfassungstool auf dem Markt erwerben.  

 

So viel zu meiner Masterarbeit. Ich hoffe euch hat mein Beitrag gefallen. Als Resümee kann ich sagen, dass es mir echt viel Spaß gemacht hat und dass vor allem die Interviews und Usability Tests mit meinen Kollegen von eggs unimedia super hilfreich waren! 

 

Falls ihr wissen wollt, wie ich dazu gekommen bin, meine Masterarbeit bei und mit eggs unimedia zu schreiben: Ich habe einfach Laura aus der Personalabteilung kontaktiert und wir haben gemeinsam in Absprache mit meiner Universität ein Thema für meine Arbeit gefunden. Wenn ihr also auch Interesse habt, macht es mir doch nach! Die Abschlussarbeit wird nicht nur durch einen Buddy und viele nette Kollegen, die bereit sind an wissenschaftlichen Methoden teilzunehmen, unterstützt, sondern auch finanziell vergütet und eggs unimedia stellt euch zusätzlich einen Laptop zur Verfügung!