Das papierlose Büro ist nicht erwünscht

Ist das wirklich so?

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Dieser Blogartikel beschäftigt sich mit einer Statistik, die in der aktuellen Ausgabe des eGovernment Magazins erschienen.

 

Die Kernaussagen: „Das papierlose Büro ist nicht erwünscht“ und „80 Jahre Fotokopierer – aus dem Büroalltag nicht wegzudenken“.

 

Umfrage: Papierloses Büro

 

Man kann die statistische Aussagekraft dieser BITKOM Umfrage aufgrund der Segmentbildungen (0% papierbasiert, 25 – 75% papierbasiert, 100% papierbasiert) vielleicht skeptisch sehen.  

 

Dennoch: Ich finde die Aussage erschreckend, dass im Jahr 2018 sechs Mal mehr Unternehmen mit ausschließlich papierbasierten Prozessen arbeiten als mit ausschließlich digitalen Prozessen.

 

Woran liegt das? Bevorzugen wir als Unternehmens- oder Behördenmitarbeiter wirklich das Papier, den Kopierer, die Hauspost und analoge, nicht transparente Prozesse? Oder liegt es eher daran, dass Unternehmen zu weiten Teilen das Potential digitaler Plattformen, Workflow Engines, digitaler Formularprozesse, mobiler und digitaler Unterschriften noch nicht nutzen? Entweder, weil ihnen die Möglichkeiten fehlen oder sie die vorhandenen Systeme noch nicht richtig einzusetzen wissen?

 

Lieben wir wirklich den Kopierer?

Was mir in solchen Statistiken fehlt, sind die offenen Fragen nach dem „warum“. Also "Warum arbeiten Sie heute noch papierbasiert"?

Auf diese Frage wird es sicherlich keine Antwort geben wie, „weil wir den Kopierer lieben“ oder „die Hauspost ist ein klasse Workflow-Tool“. Vielmehr werden die Befragten „Digitalisierungshürden“ nennen, wie etwa erforderliche Unterschriften innerhalb eines Genehmigungsprozesses, komplexe Prozesse oder schlichtweg die Gewohnheit.

 

Fakt ist, dass Deutschland im Bereich von eGovernment und digitalen Behördenprozessen vielen anderen europäischen Ländern um Jahre hinterherhinkt. Fakt ist auch, dass Wirtschaftswachstum auf der anderen Seite nur durch Fortschritt erfolgen kann. Fortschritt und Weiterentwicklung beziehen sich dabei nicht nur auf neue Produkte oder Dienstleistungen, sondern auch auf die stetige Verbesserung interner Prozesse. Formulare sind dabei ein wichtiger Bestandteil für interne Abläufe, denn sie stehen in der Regel am Anfang derselben.

 

Moderne Abläufe

Digitale Formular-Management-Plattformen wie AEM Forms beinhalten ein personalisierbares Portal zur Verwaltung aller Formulare. Mit diesem sind Formular-Verantwortliche im Unternehmen in der Lage, hunderte oder tausende von Formularen zentral zu verwalten, Updates vorzunehmen und für die Mitarbeiter an einer einzigen Stelle verfügbar zu machen.

Anwender können im Formularportal eine Volltext-Formularsuche mit Autofill-Funktion nutzen und ihre wichtigsten Vorgänge als Favoriten markieren, sodass diese in einer personalisierten Liste im Formularportal angezeigt werden. Das verringert die Zeit für die Suche nach häufig verwendeten Formularen erheblich. Aus dem Formularportal heraus lassen sich die Formulare direkt mit jedem Device ausfüllen und der Workflow automatisiert anstoßen. Der Mitarbeiter muss dabei nicht den Prozess kennen, sondern lediglich das Formular. Das macht unser Leben einfacher, denn "Menschen denken in Formularen - nicht in Prozessen".

 

In den Formularen und Prozessen lassen sich dynamische Funktionen verwenden, bspw. beim Überschreiten von Freigaberichtlinien. Der digitale Prozess kennt den Aufbau und die Ablauforganisation des Unternehmens und leitet Genehmigungsanträge an die richtige Stelle weiter. Dabei können je nach Anwendungsfall automatisch zusätzliche Genehmigungsstufen oder Unterschriftenfelder eingebaut werden und Formularbestandteile je nach Relevanz ein- oder ausgeblendet werden. Nach dem Durchlaufen eines Vorgangs werden alle relevanten Dokumente und Nachweise automatisiert und revisionssicher an das Archivsystem übergeben, so dass alle Auditing- und Dokumentationspflichten des Unternehmens oder der Behörde erfüllt sind.

 

Resümee

Das alles ist heute bereits problemlos möglich. Ich bin mir sicher, dass Mitarbeiter lieber digital, auf dem Desktop PC oder mobil, an Verwaltungsabläufen teilnehmen als Formulare auszudrucken, zu unterschreiben, zu scannen oder an die Hauspopst zu übergeben. Die Innovationszyklen in vielen Unternehmen sind inzwischen sehr kurz und die Innovationen begeistern ihre Kunden. Es gibt allerdings noch viel zu tun, um auch den Mitarbeitern in Unternehmen oder Behörden eine modernere Arbeitswelt zu bieten.