Blick in die Tätigkeiten eines Projektmanagers

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In diesem Blogbeitrag blicken wir unserem Projektmanager Tobias Gollinger über die Schultern und beschäftigen uns mit den Themen Qualität, Zeit und Budget

 

Tobias Gollinger ist seit über 3 Jahren bei eggs unimedia als Senior Projektmanager beschäftigt und hat während dieser Zeit bei einer Vielzahl an Projekten mitgewirkt. Martin Brösamle führte ein Interview mit ihm und befragte ihn hinsichtlich seiner Aufgaben.

 

Martin Brösamle (MB): Tobias, ab wann beginnen Deine Tätigkeiten als PM?

 

Tobias Golinger (TG): Meine Tätigkeiten beginnen bereits während der Presales Phase. In dieser führe ich in Abstimmung mit dem Vertrieb und Entwicklungsteam Schätzungen basierend auf den Kundenanforderungen durch. So wird sichergestellt, dass wir unsere Erfahrungen aus vergangenen Projekten in die Schätzungen einfließen lassen. Dies ist wichtig, da die optimale Zusammensetzung der Projektteams von den häufig sehr unterschiedlichen Projektanforderungen abhängt und sich die Teams daher von Projekt zu Projekt unterscheiden können. Es kommt auch mal vor, dass wir Anforderungen oder Ziele einer Anfrage nicht genau verstehen, was unterscheidliche Gründe haben kann. Dann fragen wir gezielt nach, bis sich uns ein stimmiges Bild erschließt. Zusätzlich prüfen wir bereits in dieser Phase, welches Know-How und welche Kollegen im Projekt benötigt werden und "reservieren" dies dann bereits frühzeitig.   

 

MB: Wie startet ein Projekt bzw wie ist ein typischer Projektablauf?

 

TG: Wir haben vor Jahren einen PM Prozess definiert, der verschiedene Schritte durchläuft und fortlaufend verbessert wird. Nach dem Erhalt des Kundenauftrags starten wir schnellstmöglich mit der Projektplanung. Zunächst benennen wir in Absprache mit den Kollegen einen Tech Lead für das Projekt, definieren das Team und erläutern in einem Kick-Off das Projektziel. Den Kick-Off führen wir idealerweise beim Kunden und wenn möglich, mit allen Projektteilnehmern, durch. Vor dem Projektstart stelle ich zudem sicher, dass alle zur Projektarbeit benötigten Informationen vorliegen. Dazu gehören Kontaktdaten aller Projektteilnehmer, Zugänge zu allen benötigten Systemen usw.

 

MB: Wie geht es dann weiter?

 

TG: Wenn die fachlichen und technischen Anforderungen geklärt sind, kann das Entwicklungsprojekt starten. Falls nicht, erfolgt zu Beginn noch eine Anforderungsphase, in welcher technische und fachliche Themenstellungen geklärt werden. Anschließend erfolgt die UX / Design Phase, was die Basis für das darauffolgende Implementierungsprojekt darstellt. Ein Projekt endet nach einem erfolgreichen Abschluss dann mit dem sog. "Closing", bei dem wir im Team und teilweise auch mit dem Kunden ein Lessons Learned durchführen und anschliessend das Projekt abschliessen. Beim Lessons Learned notieren wir uns sowohl die zu verbessernden, als auch die positiven Erfahrungen und Kenntnisse des Projektes, um diese in künftigen Projekten berücksichtigen zu können. Das nennen wir Continous Improvement

 

MB: Wie arbeitet ihr?

 

TG: Grundsätzlich arbeiten wir sehr transparent und stellen so sicher, dass der Kunde jederzeit Einblick in den Projektfortschritt haben kann. Je nach Projektgröße werden alle vorliegenden Informationen in Confluence dokumentiert. Zur Aufgabenverwaltung nutzen wir Jira. Die Abstimmungen mit den Kunden erfolgen entweder im Rahmen von regelmäßigen Telefonaten (Jour-Fixe, Daily) und /oder direkt über Confluence und Jira. Während eines Projekts bekommt der Kunde in regelmäßigen Abständen Zeitnachweise und Statusreports.

 

 

Interview

 

MB: Worauf musst Du während eines Projekts achten?

TG: Das kann man eigentlich mit 3 Worten zusammenfassen: Zeit, Qualität, Budget.

Unabhängig davon, ob es sich um T&M oder Festpreisprojekte handelt: Wir wollen die bestmögliche Qualität mit dem geringstmöglichen Aufwand gewährleisten. Um dies sicherzustellen, ist eine offene und zeitnahe Kommunikation untereinander und mit dem Kunden unabdingbar. Ich bin ein Mensch des klaren Wortes und versuche, alle Sachverhalte immer sofort anzusprechen und zu klären. Wir haben gelernt, dass ein Telefonat oder persönliches Treffen mit dem Kunden wesentlich effektiver ist, als schriftlich zu versuchen, Sachverhalte zu klären. Eine ordentliche Dokumentation muss jedoch trotzdem sichergestellt sein.

Aus meiner Sicht ist das A&O einer erfolgreicher Projektarbeit das gegenseitige Vertrauen.

Einen wichtigen Unterschied aus PM-Sicht gibt es noch zwischen Festpreis und T&M Projekten. Bei Festpreisprojekten muss ich darauf achten, dass wir uns im beauftragten Rahmen bewegen und die Anforderungen sowie die daraus resultierenden Akzeptanzkriterien des Kunden erfüllen. Bei neuen Anforderungen weise ich den Kunden darauf hin, dass diese Einfluss auf die Projektlaufzeit, die Projektkosten und die Abnahmekriterien haben können. Den Kunden ist es oft nicht bewußt, dass auch kleine Änderungen große Auswirkungen haben können.

 

MB: Was ist eine typische Projektgröße bei eggs?

 

TG: Dies läßt sich nicht pauschalisieren. Neben etlichen größeren und langfristigen Projekten (auch im zweistelligen FTE Bereich) führen wir auch kleinere Consulting Aufträge, mit Abrufkontingenten von 10 – 30 PTs pro Jahr, aus. 

 

MB: Welche Probleme können in einem Projekt vorkommen?

 

TG: Probleme können unterschiedlicher Natur sein: Technisch, fachlich, zwischenmenschlich. Eines haben sie alle gleich: Für jedes Problem gibt es eine Ursache und meist auch eine Lösung. Aus meiner Erfahrung heraus kann ich sagen, dass die meisten Probleme dadurch entstehen, dass Nachrichten vom Sender zum Empfänger unterschiedlich interpretiert werden. Daher rate ich jedem, lieber einmal zu oft zum Telefonhörer gegriffen zu haben. Bei Festpreisprojekten kann es durchaus mal unterschiedliche Auffassungen bzgl. in-scope und out-of-scope geben. Dies muss dann mit dem Kunden besprochen und geklärt werden.

 

MB: Was war Deine wichtigste Erkenntnis in den letzten drei Jahren?

 

TG: Kein Projekt gleicht dem anderen und somit lernt man von Tag zu Tag dazu. Als PM muss man sein Handwerkszeug beherrschen und darüber hinaus ein großes Maß an Flexibilität mitbringen. Und das allerwichtigste zum Schluss: Kommunikation.