Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin

Digitale Hochschulverwaltung 2.0

Die digitale Welt der Formulare. Hochschulverwaltung 2.0.

Hochschulverwaltung bedeutet Formulare. Gestern auf Papier, heute digital und morgen automatisiert und integriert mit den IT-Systemen, jederzeit und über jedes Endgerät verfügbar.

htw

 

Info

Branche: Hochschule

Studierende: ca. 14.000

Mitarbeiter: über 550

Projektumfang

Requirements Engineering

Strartegieberatung

Design

AEM Entwicklung

Integration

Herausforderung

Formulare spielen in Hochschulen als Schnittstelle zu Studierenden oder Mitarbeitern eine große Rolle. Standardprozesse in der Hochschulverwaltung sind im Rahmen des Campus Managements oft schon digital. Außerhalb der Standardprozesse gibt es aber eine Vielzahl an Formularprozessen, die größtenteils manuell erfolgen. Formulare wurden dabei häufig dezentral in den Fachabteilungen erstellt, um bestimmte Verwaltungsaufgaben zu organisieren.

Zudem: Die heutige Studentengeneration sind Digital Natives und erwarteten jederzeit und über jedes Gerät Prozesse anstoßen zu können.

Zusammengefasst:

  • Verbessern der User Experience durch verschlankte, vorausgefüllte Formulare mit kontextabhängiger Nutzerführung, die über responsive Interfaces auf allen Endgeräten angeboten werden können
  • Abdecken von typischen Hochschulverwaltungsprozessen außerhalb von Campus-Management- und ERP-System
  • Integration in heterogene Backendsysteme
  • Einführen eines Vorgehensmodells zur Geschäftsprozessmodellierung und Workflowimplementierung als Grundlage für die Optimierung der Hochschulverwaltungsprozesse

Umsetzung

Zu Beginn wurde die technische Infrastruktur für Adobe Experience Manager Forms installiert und der reibungslose Datenaustausch mit dem Campus-Management-System von HIS und dem ERP-System MACH über Schnittstellen sichergestellt.

Anschließend wurde die Zahl der dynamischen Formulare gemeinsam mit den Fachabteilungen kontinuierlich erhöht. Dazu wurden wichtige Prozesse identifiziert,  die eine größere Anzahl an Beteiligten haben und in elektronischen Workflows abgebildet werden sollen. Bei komplexen Prozessen wurde nach der Prozessmodellierung ein Prototyp umgesetzt, der dann getestet und weiter optimiert wurde. Durch eine vorherige Simulation lassen sich Schwachstellen frühzeitig erkennen und vor dem Start des produktiven Betriebs beseitigen.

Bei AEM Forms lassen sich Prozess-Endpunkte flexibel gestalten, sodass sich elektronische Formularprozesse direkt im Selbstbedienungsportal oder auf einer beliebigen Website anstoßen lassen.

Ergebnisse

 

  • Verbesserung der User Experience durch verschlankte, vorausgefüllte Formulare mit kontextabhängiger Nutzerführung, die über responsive Interfaces auf allen Endgeräten angeboten werden
  • Typische Hochschulverwaltungsprozesse außerhalb von Campus-Management- und ERP-System werden jetzt digital abgedeckt
  • Dezentrales Erstellen der eFormulare in den Fachabteilungen und Komfortgewinn für die Mitarbeiter durch einheitliche Logik und Design
  • Medienbruchfreie, weitgehend papierlose Verwaltungsprozesse
  • Einsatz der digitalen Signatur

Download der Case Study