Wie können Sie LeSS in Ihrem Unternehmen implementieren? Hier ist unsere Roadmap aus der ersten Transformationsphase im „One Shop“ sowie einige Erfahrungen und Erkenntnisse. So viel vorweg: die Implementierung des LeSS-Rahmens in unserem Produkt dauerte effektiv etwa sechs bis acht Wochen. Das ist jedoch nur die halbe Wahrheit und sehr pauschal. Eine Einführung hängt von sehr vielen Variablen des Umfeldes ab: wie ist die Veränderungesbereitschaft? Wie viele Beteiligte? Wie groß ist der Veränderungsdruck? Gibt es agiles Vorwissen? Trägt das Management die Veränderung mit. Bei LeSS selbst spricht man anstatt von Implementierung daher eher von einer Adaption. Diese ist so zu verstehen, dass sie nie wirklich abgeschlossen, sondern lediglich immer besser wird. Diesen feinen Unterschied zu verstehen, hilft bei den folgenden zehn Schritten enorm:

Schritt 1 – Bestandsaufnahme und Beweggründe: Es ist immer eine schlechte Idee, ein Framework nur um des Frameworks Willen zu implementieren. Bewerten Sie den Status quo Ihres Unternehmens. Analysieren Sie die aktuelle Situation Ihres Produkts, Ihrer Teams und Ihrer Organisation. Identifizieren Sie die derzeitigen Herausforderungen und Ziele, welche Sie mit einer Transformation erreichen wollen. So schaffen Sie eine solide Basis, die auch die Teammitglieder benötigen, um den Veränderungsschritt nachvollziehen und mittragen zu können. Nutzen Sie dafür verschiedene Methoden wie Umfragen, Interviews oder Beobachtungen.

Schritt 2 – Lernrahmen schaffen und Wissen aufbauen: Die Entscheidung ist getroffen. Nun gilt es, Wissen zu sammeln. Machen Sie sich mit den Grundlagen von LeSS vertraut. Lesen Sie das Buch "Large-Scale Scrum: More with LeSS" von Craig Larman und Bas Vodde oder besuchen Sie die offizielle LeSS-Website, um mehr über die Prinzipien, Regeln und Praktiken von LeSS zu erfahren. Wissen ist ein wichtiger Erfolgsfaktor – denn auch wenn wir aus Fehlern lernen wollen, muss man ja nicht gleich jeden offensichtlichen Fallstrick mitnehmen.

Schritt 3 – Training-Sessions: Hier ist ein wichtiger Knackpunkt. Schulen Sie alle Beteiligten in LeSS. Organisieren Sie eine Schulung für alle Personen, die an dem Produkt arbeiten oder davon betroffen sind. Dazu gehören der Product Owner, die Teams, die Scrum Master und im besten Fall auch die Manager und die Stakeholder. Engagieren Sie einen erfahrenen LeSS-Trainer, der Ihnen die Grundlagen von LeSS erklärt und zum Austausch und zur Reflexion anregt. Viele Trainer bieten hier einen verkürzten zweitägigen sowie einen ausführlicheren fünftägigen Kurs an. Meine Empfehlung: Sparen sie hier nicht. Es ist ein immenser Vorteil, wenn alle Projektteilnehmer über fundiertes Wissen verfügen und ihre Fragen sowie Bedenken im Rahmen einer solchen Veranstaltung diskutieren können. Das schafft nicht zuletzt auch Transparenz und Vertrauen.

Schritt 4 – Vorbereitungen: Ob „Big bang“ oder schrittweise Einführung. Ab einem gewissen Zeitpunkt geht es los und dann müssen Vorarbeiten erledigt sein: Dreh- und Angelpunkt ist das gemeinsame Product Backlog. Da wir bereits eine gewisse Projekthistorie hinter uns hatten, mussten wir das Backlog auf die neuen Gegebenheiten anpassen. Konkret bedeutete dies den Schnitt der User Stories so zu gestalten, dass sie zu den künftigen Feature-Teams passen (bis dahin wurde eher im Komponenten-Schnitt gearbeitet). Eine wichtige Erkenntnis: Zu diesem Zeitpunkt bietet es sich an, in einem radikalen Schritt das Backlog neu aufzubauen, z.B. mit einer Methode wie „Backlog on the floor“ (Visualisierung aller Backlog Items durch ausgedruckte Karten und Ordnung sowie Priorisierung nach Wert) oder „User Story Mapping“ (komplette Neuerstellung von eines Backlogs anhand der Customer Journey). Wir hatten uns für einen laufenden Umbau entschieden und hatten dadurch noch Monate später mit den Nachwirkungen zu tun.

Schritt 5 – Kickoff: Es kommt der Moment, wenn es losgeht. Starten Sie das Projekt mit einem Kickoff-Event, um alle auf die Transformation einzuschwören. Präsentieren Sie die Produkt-Vision sowie die Ziele aus Unternehmens- und aus Kundensicht. Ganz entscheidend ist nun auch die Vorarbeit aus Schritt 1, wenn Sie die Beweggründe und Hintergründe nochmals erläutern, warum das LeSS-Framework gewählt wurde. Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis und eine gemeinsame Ausrichtung für alle Beteiligten. Spüren Sie die positive Energie und die hohe Erwartungshaltung bei den Teams. In der „One Shop“-Transformation sind wir bewusst und plakativ als „Lernende“ gestartet. Wir hatten einige gut informierte Projektmitglieder, alle waren geschult und somit hatten wir sicher genug Kompetenz im Team, um diesen Schritt in dieser Weise zu gehen. Jedoch macht es einen großen Unterschied, ob die Erwartungshaltung besteht, dass es einen „Kapitän“ gibt, der die Mannschaft durch die Reise lotst, oder alle in der Verantwortung sind, den Lernrahmen zu nutzen und mitzugestalten. Letzteres hat sich rückblickend als sehr wertvoll herausgestellt.

Die beschriebenen Schritte hatten wir innerhalb von etwa acht Wochen durchlaufen. Dann geht die Lernreise jedoch erst richtig los. Zur Wahrheit gehört auch, dass nicht immer alles glatt läuft und im Team nur LeSS-Fans herumlaufen. Meine persönlichen, wichtigsten Erkenntnisse waren:

• Baut das Backlog gemeinsam und bereits zu Beginn der Transformation fertig um. Wir hatten immer wieder Detaildiskussionen, gerade im Refinement und Planning, die zum Teil vermeidbar gewesen wären.
• Präsenz ist King… Das LeSS-Framework ist ausgelegt auf Zusammenarbeit vor Ort. Unser Setup hat das nicht hergegeben. Aber gerade Kommunikation – „just talk“ ist ein wichtiger Grundsatz von LeSS – ist so viel einfacher im Büro oder an der Kaffeemaschine. Wir nutzten das virtuelle Office von Teemyco (Kommunikationssoftware wie MS Teams, allerdings mit visueller Darstellung eines virtuellen Büros, in dem alle Anwesenden sich einfach in einem Raum einfinden und wieder wechseln können) um die Kollaboration im Team für Austausch und Pair-Programming-Sessions zu erleichtern.
• Es braucht Zeit. Auch eine LeSS-Adaption ist letzten Endes ein Change-Projekt, das mehr oder weniger der berühmten Veränderungskurve folgt (siehe Grafik unten). Diese sollte man immer im Hinterkopf haben und nicht zu schnell zu viel wollen. Rückschläge und Frustration gehörten genauso mit dazu wie die Erfolge und positiven Erlebnisse aus Meetings mit unglaublich motivierten Teams.